Je hebt een teamoverleg. Maar verandert er daarna ook iets?
“We hebben het er al zo vaak over gehad.”
Dat is een zin die ik regelmatig hoor in horecabedrijven.
De ondernemer is gefrustreerd.
De bedrijfsleider zucht.
En medewerkers kijken elkaar aan.
Want inderdaad.
Het onderwerp is al meerdere keren besproken.
Tijdens het teamoverleg.
In de briefing.
In de groepsapp.
En misschien ook nog tijdens een individueel gesprek.
Iedereen weet dat het anders moet.
Maar er verandert niets.
Hoe kan dat?
Misschien omdat er wel veel wordt gepraat, maar te weinig wordt afgesproken.
Een overleg is geen resultaat
Veel horecaondernemers vinden het belangrijk om regelmatig met hun team te overleggen.
Terecht.
Je wilt medewerkers betrekken.
Problemen bespreken.
Ideeën ophalen.
En samen werken aan verbeteringen.
Maar er zit een groot verschil tussen een goed gesprek en een goed resultaat.
Een overleg kan ontzettend prettig verlopen.
Iedereen heeft zijn zegje gedaan.
Er is begrip.
Er zijn goede ideeën.
En iedereen gaat tevreden naar huis.
Maar wat gebeurt er daarna?
Dat is uiteindelijk de belangrijkste vraag.
Want een overleg zonder opvolging is vooral een gesprek.
Herken je dit?
Tijdens het teamoverleg worden verschillende problemen besproken.
De schoonmaak is niet op orde.
De communicatie tussen keuken en bediening kan beter.
Het rooster wordt te laat gepubliceerd.
Medewerkers gebruiken hun telefoon tijdens de dienst.
Er worden te veel fouten gemaakt bij het aanslaan van bestellingen.
En de voorraad klopt regelmatig niet.
Iedereen is het erover eens dat dit moet verbeteren.
“Daar gaan we op letten.”
“Dat moeten we beter doen.”
“We pakken het op.”
Klinkt prima.
Maar wie gaat wat doen?
En wanneer?
Als je dat niet vastlegt, is de kans groot dat je over vier weken precies hetzelfde gesprek voert.
“We gaan erop letten” is geen afspraak
Dit vind ik één van de grootste valkuilen.
We gebruiken in overleggen vaak woorden die heel duidelijk lijken.
Maar dat niet zijn.
“We moeten beter communiceren.”
Wat betekent dat?
“De schoonmaak moet beter.”
Welke schoonmaak?
“Er moet meer verantwoordelijkheid komen.”
Bij wie?
“We moeten commerciëler werken.”
Wat gaan medewerkers dan anders doen?
Zolang je niet concreet maakt welk gedrag of resultaat je verwacht, blijft het vrijblijvend.
En vrijblijvendheid levert zelden structurele verbetering op.
Maak afspraken concreet
Stel dat de schoonmaak van de bar onvoldoende is.
Dan kun je zeggen:
“Vanaf nu moet de bar beter worden schoongemaakt.”
Maar je kunt ook afspreken:
“De sluitdienst reinigt iedere avond de werkbladen, koelingen en apparatuur volgens de schoonmaaklijst. De verantwoordelijke
sluitmedewerker controleert dit en tekent af. De bedrijfsleider bespreekt de uitvoering iedere week.”
Dat is iets heel anders.
Nu is duidelijk:
Wat er moet gebeuren.
Wie verantwoordelijk is.
Wanneer het moet gebeuren.
En hoe je controleert of het gebeurt.
Pas dan heb je een werkbare afspraak.
Eén verantwoordelijke per actie
Hier gaat het regelmatig mis.
Een actie wordt bij het hele team neergelegd.
“Iedereen moet erop letten.”
Dat klinkt logisch.
Maar wanneer iedereen verantwoordelijk is, voelt uiteindelijk vaak niemand zich echt verantwoordelijk.
Stel dat je de communicatie tussen keuken en bediening wilt verbeteren.
Wie neemt dan het initiatief?
De chef?
De bedrijfsleider?
De eerste medewerker bediening?
Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor de voortgang.
Dat betekent niet dat diegene alles zelf moet uitvoeren.
Maar wel dat iemand ervoor zorgt dat de afspraak daadwerkelijk wordt opgepakt.
Geef iedere afspraak een datum
Een actie zonder einddatum kan eindeloos blijven liggen.
“We gaan de menukaart aanpassen.”
Prima.
Wanneer?
“Binnenkort.”
Dat is geen planning.
Maak het concreet.
“De chef maakt uiterlijk volgende week woensdag een voorstel voor de nieuwe lunchkaart. Vrijdag bespreken we de kostprijzen
en maandag nemen we een besluit.”
Nu ontstaat voortgang.
Niet omdat je mensen onder druk zet.
Maar omdat duidelijk is wanneer iets klaar moet zijn.
Niet alles hoeft tegelijk
Ook dat zie ik regelmatig.
Een teamoverleg duurt anderhalf uur.
Er worden vijftien verbeterpunten besproken.
En aan het einde zijn er twaalf acties.
Iedereen gaat enthousiast naar huis.
Maar de volgende dag begint de normale operatie weer.
De lunch.
De voorbereidingen.
De bestellingen.
De personeelsplanning.
De drukke avond.
En voor je het weet verdwijnen die twaalf acties naar de achtergrond.
Mijn advies?
Kies liever drie verbeterpunten die je daadwerkelijk uitvoert dan twaalf punten waar niets mee gebeurt.
Focus brengt resultaat.
Een overleg kost ook geld
Daar staan we niet altijd bij stil.
Stel dat je met acht medewerkers anderhalf uur vergadert.
Dat zijn twaalf arbeidsuren.
Bij een gemiddelde totale werkgeverslast van €25 per uur kost dat overleg ongeveer €300.
En dan rekenen we de voorbereiding en eventuele vervanging nog niet mee.
Dat betekent niet dat je minder moet overleggen.
Maar wel dat je kritisch moet kijken naar de opbrengst.
Als een overleg van €300 leidt tot betere personeelsplanning, minder waste of hogere gasttevredenheid, kan het een
uitstekende investering zijn.
Maar als je iedere maand €300 uitgeeft om dezelfde problemen te bespreken, wordt het een ander verhaal.
Begin het volgende overleg met het vorige overleg
Dit is misschien wel de eenvoudigste verbetering.
Begin niet direct met nieuwe onderwerpen.
Pak eerst de afspraken van de vorige keer erbij.
Wat hadden we afgesproken?
Wie was verantwoordelijk?
Wat is uitgevoerd?
Wat is blijven liggen?
Waarom?
En wat is het resultaat?
Dat hoeft geen afrekencultuur te worden.
Integendeel.
Het gaat om serieus omgaan met gemaakte afspraken.
Als medewerkers merken dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd, verandert ook de manier waarop ze naar overleggen
kijken.
Dan weten ze dat het ergens toe leidt.
Durf te vragen waarom iets niet is gebeurd
Een actie is niet uitgevoerd.
Wat doe je?
Boos worden?
De verantwoordelijke aanspreken?
Zelf maar weer alles oplossen?
Misschien is het verstandiger om eerst te vragen waarom het niet is gebeurd.
Was de afspraak onduidelijk?
Was er onvoldoende tijd?
Ontbrak een bevoegdheid?
Waren er andere prioriteiten?
Of heeft iemand zijn verantwoordelijkheid simpelweg niet genomen?
Dat zijn verschillende situaties.
En ze vragen om verschillende oplossingen.
Niet iedere gemiste afspraak is onwil.
Maar iedere gemiste afspraak verdient wel aandacht.
Stop met alles in de WhatsApp-groep bespreken
Ik zie horecabedrijven waar de groepsapp bijna een tweede managementteam is geworden.
Er wordt geklaagd over de schoonmaak.
Over het rooster.
Over collega’s.
Over fouten.
Over gasten.
Over de voorraad.
En soms ontstaan er complete discussies op momenten dat medewerkers vrij zijn.
Dat is niet alleen vermoeiend.
Het zorgt ook voor onduidelijkheid.
Want wat is nu eigenlijk afgesproken?
En wie heeft de beslissing genomen?
Gebruik een groepsapp voor praktische communicatie waar dat passend is.
Maar maak belangrijke operationele afspraken tijdens een overleg of via een duidelijke werkinstructie.
Leg ze vervolgens vast op één centrale plek.
Dan hoeft niemand door honderden berichten te zoeken.
Een goede agenda voorkomt eindeloos praten
Een teamoverleg hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Maar een agenda helpt.
Ik zou bijvoorbeeld werken met vijf vaste onderdelen.
1. Terugblik
Wat is er gebeurd sinds het vorige overleg?
2. Resultaten
Hoe ontwikkelen omzet, personeelskosten, gasttevredenheid en andere relevante cijfers zich?
3. Operationele knelpunten
Waar lopen medewerkers tegenaan?
4. Verbeteracties
Welke concrete veranderingen gaan we doorvoeren?
5. Afspraken en verantwoordelijkheden
Wie doet wat en wanneer?
Met zo’n structuur voorkom je dat een overleg vooral bestaat uit losse verhalen en frustraties.
Laat medewerkers meedenken
Een goed overleg is geen eenrichtingsverkeer.
De ondernemer vertelt niet alleen wat er moet gebeuren.
Medewerkers hebben vaak waardevolle informatie.
Zij zien dagelijks waar processen niet goed werken.
Waar gasten over klagen.
Welke werkzaamheden onnodig veel tijd kosten.
En waar samenwerking beter kan.
Gebruik die kennis.
Vraag bijvoorbeeld:
“Wat kost jullie iedere dag onnodig veel tijd?”
“Welke afspraak werkt in de praktijk niet?”
“Wat zouden jullie morgen veranderen als jullie het voor het zeggen hadden?”
Daar kunnen verrassend goede ideeën uit komen.
Maar ook hier geldt:
Een goed idee heeft pas waarde wanneer iemand er iets mee doet.
Maak onderscheid tussen praten en besluiten
Niet ieder onderwerp hoeft direct tot een besluit te leiden.
Soms wil je eerst informatie verzamelen.
Soms moet je medewerkers horen.
Soms is aanvullend onderzoek nodig.
Dat is prima.
Maar maak dat duidelijk.
Is dit onderwerp bedoeld om te informeren?
Om meningen op te halen?
Om samen een oplossing te zoeken?
Of om een besluit te nemen?
Als dat vooraf duidelijk is, voorkom je teleurstelling.
Medewerkers weten dan ook beter wat ze van het overleg kunnen verwachten.
De ondernemer moet niet alle acties naar zich toe trekken
Dit sluit aan op mijn voorgaande blog.
Daar ging het over ondernemers die zelf de grootste bottleneck in hun bedrijf kunnen worden.
Ook tijdens teamoverleggen zie je dat gebeuren.
Er worden allerlei verbeterpunten besproken.
En aan het einde zegt de ondernemer:
“Laat maar, ik regel het wel.”
Dan blijft de organisatie afhankelijk van één persoon.
Gebruik een overleg juist om verantwoordelijkheden te verdelen.
Laat de chef een keukenproces verbeteren.
Laat de bedrijfsleider de personeelsplanning aanpakken.
Laat een ervaren medewerker een voorstel maken voor een betere overdracht.
Zo bouw je aan eigenaarschap.
Controle is niet hetzelfde als wantrouwen
Sommige ondernemers vinden het lastig om afspraken te controleren.
Ze willen medewerkers vertrouwen.
Dat begrijp ik.
Maar vertrouwen betekent niet dat je nooit hoeft te controleren.
Als je samen afspreekt dat iets vrijdag klaar is, mag je vrijdag vragen naar het resultaat.
Dat is geen wantrouwen.
Dat is professioneel samenwerken.
Sterker nog, medewerkers die hun verantwoordelijkheid serieus nemen, vinden duidelijke verwachtingen vaak juist prettig.
Dan weten ze waarop ze worden beoordeeld.
Meet of de verbetering werkt
Een actie uitvoeren is één ding.
Maar heeft die actie ook iets opgeleverd?
Stel dat je hebt afgesproken om de personeelsplanning eerder te maken.
Mooi.
Maar is het rooster nu daadwerkelijk eerder beschikbaar?
Zijn er minder lastminutewijzigingen?
Is de personeelsbezetting beter afgestemd op de omzet?
Of stel dat je de schoonmaakprocedure hebt aangepast.
Is het resultaat zichtbaar beter?
Zijn er minder klachten?
Wordt de controle uitgevoerd?
Kijk niet alleen of iets is gedaan.
Kijk vooral of het probleem is opgelost.
Vier overleggen later
Stel dat je iedere maand een teamoverleg houdt.
Na vier maanden heb je vier keer met elkaar gesproken.
Maar hoeveel verbeteringen zijn er daadwerkelijk doorgevoerd?
Hoeveel problemen zijn opgelost?
Welke processen werken beter?
Zijn medewerkers zelfstandiger geworden?
Is de gastbeleving verbeterd?
Heb je meer grip op je kosten?
Dat zijn de vragen die ertoe doen.
Niet hoeveel vergaderingen je hebt gehouden.
Maar wat ze hebben opgeleverd.
Een goed overleg eindigt met duidelijkheid
Aan het einde van ieder overleg zou iedereen drie dingen moeten weten.
Wat hebben we besloten?
Wie gaat wat doen?
Wanneer kijken we naar het resultaat?
Als je die vragen niet kunt beantwoorden, is het overleg waarschijnlijk nog niet afgerond.
En als je ze wel kunt beantwoorden, heb je een goede basis om vooruitgang te boeken.
Minder praten. Meer verbeteren.
Ik ben absoluut voorstander van regelmatig overleg.
Goede communicatie is onmisbaar in de horeca.
Maar overleg mag geen doel op zichzelf worden.
Je wilt een betere organisatie.
Een sterker team.
Meer duidelijkheid.
Betere samenwerking.
Tevreden gasten.
En uiteindelijk een gezonder rendement.
Dat bereik je niet door iedere maand dezelfde problemen te bespreken.
Dat bereik je door besluiten te nemen, verantwoordelijkheden te geven en afspraken op te volgen.
Dus stel jezelf na het volgende teamoverleg eens deze vraag:
Wat gaat er morgen daadwerkelijk anders dan vandaag?
Als je daar geen duidelijk antwoord op hebt, heb je waarschijnlijk vooral goed gepraat.
Maar nog weinig verbeterd.
Wil je meer structuur in je horecabedrijf en een team dat niet alleen afspraken maakt, maar ze ook uitvoert?
Tijdens de gratis Bonico Groeiscan van 60 minuten kijken we naar overlegstructuur, leiderschap, verantwoordelijkheden,
samenwerking en de dagelijkse bedrijfsvoering.
Geen eindeloze vergaderingen of ingewikkelde managementsystemen.
Wel duidelijke afspraken, eigenaarschap en concrete verbeteringen die zichtbaar resultaat opleveren.
Meer winst. Minder gedoe. Meer grip.
Bonico Horeca Consultancy
Wil je weten waar jij keuzes zal moeten maken?
👉 Kijk op www.bonico.nl of stuur me een bericht.
👉 Plan hier je vrijblijvende ondernemersgesprek
Ik kijk met je mee, praktisch, eerlijk en direct toepasbaar.
Nico Boon
Bonico Horeca Consultancy
www.bonico.nl
