Goed inkopen is iets anders dan korting krijgen
“Daar heb ik een goede prijs voor.”
Mooi.
Maar is het ook een goede inkoop?
Dat is namelijk niet hetzelfde.
In de horeca gaat een gesprek over inkoop al snel over prijs.
Hoeveel korting krijg je?
Welke staffel heb je afgesproken?
Wat kost die doos?
Kan de leverancier er nog iets af doen?
Allemaal relevant.
Maar ondertussen kun je met uitstekende inkoopprijzen nog steeds veel te duur inkopen.
Omdat je te veel koopt.
De verkeerde producten koopt.
Te veel leveranciers gebruikt.
Onnodig grote voorraden aanhoudt.
Of producten inkoopt die nauwelijks worden verkocht.
Goed inkopen begint daarom niet bij korting.
Het begint bij weten wat je nodig hebt.
De goedkoopste doos kan uiteindelijk de duurste zijn
Stel dat leverancier A een product aanbiedt voor €48 per doos.
Leverancier B vraagt €52.
Dan lijkt leverancier A de logische keuze.
Vier euro goedkoper.
Maar wat als je bij leverancier A twaalf stuks moet afnemen en bij leverancier B zes?
Wat als het product een beperkte houdbaarheid heeft?
Wat als je uiteindelijk twee stuks moet weggooien?
Dan is die goedkope doos ineens helemaal niet zo goedkoop.
Daarom moet je niet alleen naar de inkoopprijs kijken.
Je moet kijken naar wat je daadwerkelijk gebruikt en verkoopt.
Korting voelt als winst
Dat is begrijpelijk.
Een leverancier geeft 8 procent korting.
Dat voelt alsof je direct geld hebt verdiend.
Maar korting op iets wat je niet nodig hebt, blijft geld uitgeven.
Hetzelfde geldt voor acties.
“Vier dozen halen, drie betalen.”
Interessant.
Maar alleen als je die vier dozen ook daadwerkelijk gebruikt.
Anders heb je geen voordeel gekocht.
Je hebt voorraad gekocht.
En voorraad kost geld.
Voorraad is geld op de plank
Loop eens door je magazijn.
Kijk in je koelingen.
Je vriezers.
Je wijnvoorraad.
Je drankenmagazijn.
Alles wat daar staat, is ooit betaald.
Dat geld staat alleen niet meer op je bankrekening.
Het staat op de plank.
Een paar extra dozen lijken misschien niet zo spannend.
Maar tel je hele voorraad eens op.
€10.000?
€20.000?
€40.000?
Misschien nog veel meer.
Dan wordt voorraadbeheer ineens een financieel onderwerp.
Want iedere euro die onnodig in voorraad zit, kun je ergens anders niet gebruiken.
“Voor de zekerheid” is een dure voorraadstrategie
Ik begrijp het.
Je wilt niet zonder product komen te zitten.
Nee verkopen aan een gast is vervelend.
Dus bestellen we iets ruimer.
En nog iets ruimer.
Voor de zekerheid.
Maar als iedereen zo bestelt, groeit je voorraad ongemerkt.
Daar komt nog iets bij.
Hoe groter je voorraad, hoe groter het risico op:
derving;
beschadiging;
veroudering;
vergeten producten;
diefstal;
en geld dat onnodig vastzit.
Voorraad moet voldoende zijn om je operatie goed te laten draaien.
Niet voldoende om een kleine supermarkt te beginnen.
Hoeveel leveranciers heb je eigenlijk?
Ook daar zou ik eens kritisch naar kijken.
De bakker.
De slager.
De visleverancier.
De groothandel.
De groenteleverancier.
De drankenhandel.
De wijnleverancier.
De koffieleverancier.
En daarnaast nog een aantal gespecialiseerde leveranciers.
Voor je het weet komen er iedere week vijftien verschillende leveranciers aan de deur.
Dat kan absoluut nodig zijn.
Maar iedere leverancier betekent ook:
bestellen;
leveringen controleren;
facturen verwerken;
minimumorders;
afspraken beheren;
prijswijzigingen volgen;
en betalingen.
Versnipperde inkoop kan dus ook operationele kosten veroorzaken.
Soms is een product ergens twintig cent goedkoper, terwijl het hele proces daaromheen juist duurder wordt.
Vergelijk appels met appels
Prijsvergelijkingen lijken eenvoudig.
Maar controleer goed wat je vergelijkt.
Is de kwaliteit hetzelfde?
Het gewicht?
De verpakking?
Het uitlekgewicht?
Het rendement na bereiding?
De houdbaarheid?
De productspecificatie?
De leveringsvoorwaarden?
Een kilo is niet altijd een kilo.
Het gaat uiteindelijk om wat je verkoopbaar overhoudt.
Een product van €12 per kilo met veel verlies kan duurder zijn dan een product van €14 waarvan je vrijwel alles gebruikt.
Kijk dus naar rendement.
Niet alleen naar de factuurprijs.
Wie mag eigenlijk bestellen?
Een interessante vraag.
In sommige horecabedrijven bestellen meerdere mensen.
De chef bestelt food.
De souschef bestelt als de chef vrij is.
De bedrijfsleider bestelt dranken.
De bar bestelt soms zelf iets bij.
En de ondernemer ziet tussendoor een interessante aanbieding en bestelt ook nog wat.
Iedereen bedoelt het goed.
Maar wie bewaakt het totaal?
Wie kijkt naar de voorraad?
Wie controleert of een bestelling logisch is ten opzichte van de verwachte omzet?
Wie vergelijkt bestelling en werkelijk verbruik?
Zonder duidelijke verantwoordelijkheid wordt bestellen al snel een gewoonte.
“Dit bestellen we altijd.”
Dat is geen inkoopbeleid.
Bestel op basis van wat je verwacht te verkopen
Je personeelsplanning koppel je aan verwachte omzet.
Waarom zou je dat bij inkoop niet doen?
Een zonnig weekend vraagt misschien om andere voorraad dan een regenachtige maandag.
Een week met 800 reserveringen vraagt iets anders dan een week met 400.
Een evenement in de stad kan invloed hebben.
Een feestdag.
Vakantie.
Een grote groep.
Je reserveringen en omzetverwachting geven waardevolle informatie voor je bestellingen.
Gebruik die dan ook.
Controleer je facturen
Dit klinkt ontzettend simpel.
Toch gaat hier geld verloren.
Is de afgesproken prijs daadwerkelijk gefactureerd?
Klopt de korting?
Zijn alle geleverde aantallen juist?
Zijn retouren verwerkt?
Zijn prijswijzigingen aangekondigd?
Klopt het geleverde product?
Een paar cent hier.
Een euro daar.
Op één factuur stelt het weinig voor.
Op honderden facturen per jaar kan het behoorlijk oplopen.
Afspraken met leveranciers hebben alleen waarde als je controleert of ze worden nagekomen.
Vraag niet alleen: “Kan het goedkoper?”
Een goede leverancier kan veel meer betekenen dan een lage prijs.
Vraag bijvoorbeeld:
Welke producten koop ik bij jullie waarvan een goedkoper of efficiënter alternatief bestaat?
Waar zijn mijn prijzen het afgelopen jaar het sterkst gestegen?
Welke producten bestel ik opvallend vaak?
Waar kan ik verpakkingsgroottes aanpassen?
Welke producten veroorzaken volgens jullie veel waste?
Kan de leverfrequentie anders?
Welke producten kan ik combineren?
Een goede leverancier kent jouw afname.
Gebruik die kennis.
Maak van een leverancier een gesprekspartner in plaats van alleen iemand die dozen aflevert.
Maar blijf zelf aan het stuur
Een leverancier heeft natuurlijk ook een commercieel belang.
Dat is niet erg.
Jij hebt dat ook.
Maar uiteindelijk moet jij bepalen wat goed is voor jouw bedrijf.
Niet de leverancier.
Een gratis parasol.
Een bruikleenapparaat.
Een bonus.
Een mooie staffel.
Een sponsorbijdrage.
Het kan allemaal aantrekkelijk zijn.
Maar kijk altijd naar het totaal.
Welke verplichting staat er tegenover?
Welke volumes moet je afnemen?
Hoe lang zit je eraan vast?
Wat betaal je uiteindelijk werkelijk voor het product?
Gratis bestaat in zakelijke afspraken verrassend weinig.
Minder assortiment kan meer opleveren
Dit geldt niet alleen voor je menukaart.
Ook achter de schermen kan assortiment enorm groeien.
Drie soorten olijfolie.
Vier verschillende formaten friet.
Zes soorten brood.
Tientallen wijnen die nauwelijks bewegen.
Speciale ingrediënten voor één gerecht.
Iedere extra SKU betekent voorraad.
En voorraad vraagt aandacht.
Misschien kun je met minder producten dezelfde gastbeleving bieden.
Met meer omloopsnelheid.
Minder waste.
Makkelijker bestellen.
En betere inkoopafspraken.
Dat is operationele eenvoud.
En eenvoud kan behoorlijk winstgevend zijn.
Onderhandel met cijfers
Wil je betere afspraken met leveranciers?
Ga dan niet alleen aan tafel met:
“Het moet goedkoper.”
Neem cijfers mee.
Wat koop je per jaar?
Welke volumes?
Welke categorieën?
Hoe ontwikkelt je afname zich?
Welke producten kun je bundelen?
Wat kun je eventueel bij één leverancier onderbrengen?
Dan voer je een ander gesprek.
Een leverancier kan veel beter met je meedenken wanneer duidelijk is wat jouw zakelijke waarde is.
Eén procent klinkt klein
Stel dat je jaarlijks €300.000 inkoopt.
Eén procent verbetering is €3.000.
Drie procent is €9.000.
Maar die verbetering hoeft niet volledig uit lagere prijzen te komen.
Misschien komt een deel uit:
betere prijzen;
minder waste;
lagere voorraad;
minder assortiment;
slimmere verpakkingen;
betere porties;
minder spoedbestellingen;
en betere besteldiscipline.
Dat is het verschil tussen korting regelen en professioneel inkopen.
Loop eens door je magazijn
Niet om te kijken of het netjes staat.
Kijk ernaar alsof alles wat je ziet geld is.
Want dat is het.
Vraag jezelf bij producten af:
Waarom hebben we dit?
Hoe snel gebruiken we het?
Hoeveel hebben we nodig?
Wie heeft dit besteld?
Wanneer hebben we dit voor het laatst verkocht?
Waarom hebben we hiervan drie dozen?
Misschien kom je producten tegen waarvan niemand meer precies weet waarom ze er staan.
Dat zegt genoeg.
Goed inkopen begint vóórdat je bestelt
De grootste winst in inkoop ontstaat niet altijd aan de onderhandelingstafel.
Hij ontstaat daarvoor.
Door een goede menukaart.
Goede recepturen.
Een betrouwbare verkoopprognose.
Duidelijke voorraadniveaus.
Vaste bestelprocedures.
Heldere verantwoordelijkheden.
En inzicht in wat je werkelijk verbruikt.
Pas daarna komt de prijs.
Dus wanneer een leverancier de volgende keer trots vertelt dat je een fantastische korting krijgt, stel dan niet alleen de vraag:
“Wat kost het?”
Vraag vooral:
“Heb ik het nodig, hoeveel heb ik nodig en wat levert het mij uiteindelijk op?”
Want goed inkopen is iets anders dan korting krijgen.
Goed inkopen betekent dat iedere euro die je uitgeeft een bewuste keuze is.
Heb je het gevoel dat je inkoop steeds duurder wordt, maar weet je niet precies waar je marge verdwijnt?
Tijdens de gratis Bonico Groeiscan van 60 minuten kijken we naar inkoop, voorraad, foodcost, waste, prijsstelling en
operationele structuur.
Niet alleen naar de korting op de factuur.
Vooral naar wat je onderaan de streep daadwerkelijk overhoudt.
Meer winst. Minder gedoe. Meer grip.
Bonico Horeca Consultancy
Wil je weten waar jij keuzes zal moeten maken?
👉 Kijk op www.bonico.nl of stuur me een bericht.
👉 Plan hier je vrijblijvende ondernemersgesprek
Ik kijk met je mee, praktisch, eerlijk en direct toepasbaar.
Nico Boon
Bonico Horeca Consultancy
www.bonico.nl
