Een goede briefing verdient zichzelf terug
“Jongens, we zitten vanavond helemaal vol. Succes allemaal!”
En daarmee is de briefing klaar.
Als er überhaupt een briefing is.
Want in veel horecabedrijven begint een dienst ongeveer zo:
Medewerkers komen binnen.
Trekken hun werkkleding aan.
Pakken een kop koffie.
Kijken even op het rooster.
En beginnen.
De één weet dat er een grote groep komt.
De ander heeft daar niets over gehoord.
De keuken heeft een gerecht dat extra aandacht verdient.
De bediening weet van niets.
Er is een nieuwe wijn op de kaart.
Niemand heeft hem geproefd.
En om 19.00 uur begint de chaos.
Herkenbaar?
Dan wordt het tijd om eens serieus naar je briefing te kijken.
Tien minuten die het verschil kunnen maken
Ik vind een goede briefing één van de meest onderschatte onderdelen van een horecabedrijfWant in tien minuten kun je ontzettend veel bereiken.
Duidelijkheid.
Rust.
Betere samenwerking.
Meer productkennis.
Meer commerciële aandacht.
En uiteindelijk een betere gastbeleving.
Toch wordt die briefing vaak als eerste geschrapt wanneer het druk is.
“Geen tijd voor. We moeten aan de slag.”
Maar juist wanneer het druk wordt, heb je voorbereiding nodig.
Een voetbalteam begint toch ook niet aan een wedstrijd zonder te weten wie waar speelt?
Waarom zou je dat in een restaurant wel doen?
Iedereen moet weten wat er gaat gebeuren
Stel dat je vanavond 120 gasten verwacht.
Er komt een groep van twintig personen.
Twee gasten hebben een allergie.
Er is een verjaardag.
Een vaste gast komt met zakelijke relaties.
En er is een tafel die om 20.30 uur naar het theater moet.
Wie weet dat allemaal?
Alleen de bedrijfsleider?
De reserveringsmedewerker?
Of het hele team?
Informatie die niet wordt gedeeld, kan tijdens de operatie problemen veroorzaken.
Een goede briefing zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde informatie begint.
Dat voorkomt verrassingen.
En verrassingen tijdens een drukke avond kosten meestal tijd.
Vertel niet alleen hoeveel gasten er komen
“Vanavond 120 couverts.”
Prima.
Maar wat betekent dat?
Hoe zijn de reserveringen verdeeld?
Wanneer verwachten we de piek?
Welke tafels hebben extra aandacht nodig?
Zijn er grote groepen?
Hoe is de personeelsbezetting?
Wie heeft welke verantwoordelijkheid?
Wanneer verwachten we dat de keuken het drukst wordt?
Door dit vooraf te bespreken, kun je beter anticiperen.
En anticiperen is in de horeca vaak het verschil tussen een soepele avond en achter de feiten aanlopen.
De keuken moet ook aan tafel zitten
Niet letterlijk natuurlijk.
Maar keuken en bediening moeten wel samen optrekken.
Ik zie nog regelmatig dat beide afdelingen hun eigen wereld hebben.
De keuken weet wat er speelt.
De bediening weet wat er speelt.
Maar ze weten niet altijd wat er bij elkaar speelt.
Dat is vreemd.
Want uiteindelijk werken ze voor dezelfde gast.
Laat de chef tijdens de briefing kort vertellen:
Welke gerechten verdienen aandacht?
Zijn er wijzigingen?
Zijn er producten niet beschikbaar?
Wat is het gerecht van de dag?
Welke bereidingen vragen extra tijd?
Zijn er bijzonderheden met allergenen?
Dat voorkomt onduidelijkheid tijdens de service.
En het geeft medewerkers de informatie die ze nodig hebben om goed te adviseren.
Een briefing is ook een verkoopmoment
In een eerdere blog schreef ik dat medewerkers geen orderopnemers zijn.
Ze moeten adviseren.
Maar hoe kunnen ze adviseren als ze niet weten wat ze moeten verkopen?
Stel dat je een prachtige nieuwe wijn hebt.
Of een gerecht met een uitstekende marge.
Of een dessert dat de chef graag onder de aandacht wil brengen.
Vertel dat dan.
Laat medewerkers proeven.
Leg uit wat er bijzonder aan is.
Bespreek wat erbij past.
En maak het concreet.
Niet:
“Probeer vanavond wat meer wijn te verkopen.”
Maar:
“Bij de zeebaars past onze nieuwe witte wijn uitstekend. Laat gasten die twijfelen vooral weten waarom.”
Dan geef je medewerkers iets waarmee ze daadwerkelijk kunnen werken.
Bespreek de cijfers
Een briefing hoeft niet alleen operationeel te zijn.
Je kunt ook kort aandacht besteden aan de resultaten.
Wat was gisteren de omzet?
Wat was de gemiddelde besteding?
Wat is onze doelstelling voor vandaag?
Hoeveel gasten verwachten we?
Welke commerciële kansen hebben we?
Je hoeft medewerkers niet te overladen met percentages en spreadsheets.
Maar geef ze inzicht.
Als je team begrijpt dat één euro extra gemiddelde besteding op jaarbasis een groot verschil kan maken, wordt commerciële
gastvrijheid ineens concreter.
Dan begrijpen medewerkers beter waarom het belangrijk is om een tweede drankje of passend bijgerecht aan te bieden.
Vergeet de gastbeleving niet
Niet alles draait om omzet.
Sterker nog, als je briefing alleen maar gaat over geld, mis je een belangrijk onderdeel.
Bespreek ook de gast.
Zijn er klachten geweest?
Hebben gasten complimenten gegeven?
Was er gisteren een situatie die beter had gekund?
Heeft iemand iets bijzonders gedaan?
Een mooi voorbeeld kan ontzettend leerzaam zijn.
Stel dat een medewerker gisteren uitstekend reageerde op een klacht.
Vertel dat aan het team.
Niet om iemand op een voetstuk te zetten.
Maar om te laten zien welk gedrag je waardeert.
Zo maak je gastvrijheid bespreekbaar.
Wie doet wat?
Dit lijkt vanzelfsprekend.
Maar tijdens een drukke avond blijkt regelmatig dat verantwoordelijkheden onvoldoende duidelijk zijn.
Wie ontvangt gasten?
Wie beheert de reserveringen?
Wie is verantwoordelijk voor welke wijk?
Wie ondersteunt de bar?
Wie bewaakt het tempo tussen keuken en bediening?
Wie neemt beslissingen bij klachten?
Wie houdt overzicht?
Als iedereen denkt dat iemand anders het doet, gebeurt het vaak niet.
Een briefing is hét moment om die verantwoordelijkheden duidelijk te maken.
Dat voorkomt discussies tijdens de operatie.
Een goede briefing is geen monoloog
Hier gaat het ook weleens mis.
De leidinggevende staat tien minuten te praten.
Het team luistert.
Of doet alsof.
En daarna gaat iedereen aan het werk.
Maar een briefing moet geen toespraak zijn.
Stel vragen.
“Waar verwachten jullie vanavond problemen?”
“Wat hebben jullie nodig?”
“Welke tafel verdient extra aandacht?”
“Wie heeft nog vragen over de nieuwe kaart?”
“Wat kunnen we vanavond beter doen dan gisteren?”
Laat medewerkers meedenken.
Want de mensen op de vloer zien vaak dingen die jij als ondernemer niet ziet.
Begin positief
Een briefing is niet het moment om tien minuten lang te vertellen wat er gisteren allemaal fout ging.
Natuurlijk moeten fouten besproken worden.
Maar als iedere briefing begint met kritiek, krijgen medewerkers er vanzelf een hekel aan.
Begin bijvoorbeeld met iets dat goed ging.
Een compliment van een gast.
Een medewerker die een lastige situatie goed oploste.
Een mooie omzet.
Een goede samenwerking tussen keuken en bediening.
Daarna bespreek je wat beter kan.
Dat geeft een andere energie.
En energie neem je mee de vloer op.
Maak het kort en krachtig
Een briefing hoeft geen half uur te duren.
Sterker nog, dan verlies je waarschijnlijk de aandacht.
Tien minuten kan voldoende zijn.
Ik zou hem bijvoorbeeld zo indelen:
Minuut 1 en 2: Terugblik
Wat ging gisteren goed en wat kan beter?
Minuut 3 en 4: Reserveringen en bijzonderheden
Hoeveel gasten, welke groepen, allergieën en speciale wensen?
Minuut 5 en 6: Productkennis en verkoop
Welke gerechten en dranken verdienen aandacht?
Minuut 7 en 8: Organisatie
Wie doet wat en waar verwachten we drukte?
Minuut 9 en 10: Vragen en afsluiting
Is alles duidelijk? Heeft iemand nog iets nodig?
Meer hoeft het vaak niet te zijn.
Maar doe het wel iedere dag.
En vergeet de evaluatie niet
Een goede briefing wordt nog sterker wanneer je na afloop kort terugkijkt.
Hoe ging het?
Wat werkte?
Waar liepen we tegenaan?
Wat moeten we morgen anders doen?
Dat hoeft geen uitgebreid overleg te zijn.
Vijf minuten kan genoeg zijn.
Maar als je nooit evalueert, blijven dezelfde problemen terugkomen.
En dat is zonde.
De leidinggevende maakt het verschil
Een goede briefing vraagt voorbereiding.
Je moet weten hoeveel gasten er komen.
Je moet de bijzonderheden kennen.
Je moet weten wat de keuken doet.
Je moet de doelstellingen begrijpen.
En je moet duidelijk kunnen communiceren.
Dat is precies waarom een leidinggevende meer moet doen dan zelf hard meewerken.
Een goede leidinggevende zorgt ervoor dat het hele team beter kan presteren.
En dat begint voordat de eerste gast binnenkomt.
Reken eens uit wat tien minuten opleveren
Stel dat je dankzij betere voorbereiding minder fouten maakt.
De keuken soepeler draait.
Er minder klachten zijn.
Medewerkers beter samenwerken.
En de gemiddelde besteding iets stijgt.
Wat levert dat op?
Misschien kun je het effect niet tot op de euro nauwkeurig vaststellen.
Maar één ding is duidelijk.
Een team dat goed voorbereid begint, heeft een betere uitgangspositie dan een team dat alles tijdens de service moet uitzoeken.
En die voorbereiding hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Begin morgen
Als je nu geen dagelijkse briefing hebt, begin dan morgen.
Niet met een uitgebreid handboek.
Niet met twintig formulieren.
Gewoon tien minuten.
Iedereen bij elkaar.
Vertel wat er gaat gebeuren.
Bespreek de bijzonderheden.
Geef duidelijke verantwoordelijkheden.
Deel één commercieel aandachtspunt.
En vraag of iedereen klaar is voor de dienst.
Doe dat vervolgens een week.
En kijk wat er verandert.
Misschien merk je dat medewerkers minder vragen hoeven te stellen.
Dat er minder misverstanden zijn.
Dat de keuken en bediening beter samenwerken.
Dat er meer aandacht is voor gasten.
En dat de avond rustiger verloopt.
Een goede avond begint vóór de eerste gast
Veel horecaondernemers zijn vooral bezig met wat er gebeurt zodra de zaak volloopt.
Logisch.
Daar wordt het geld verdiend.
Maar de basis voor een succesvolle avond leg je vaak eerder.
Tijdens de voorbereiding.
Met duidelijke afspraken.
Goede communicatie.
En een team dat weet wat er van iedereen wordt verwacht.
Dus stel jezelf eens de vraag:
Begint jouw team iedere dienst goed voorbereid, of ontdekken jullie tijdens de avond wel wat er gaat gebeuren?
Want tien minuten briefing lijken misschien tien minuten waarin je geen omzet draait.
Maar het kunnen juist de tien minuten zijn die ervoor zorgen dat je de rest van de avond beter draait.
Wil je meer structuur, betere samenwerking en meer rendement uit jouw horecateam halen?
Tijdens de gratis Bonico Groeiscan van 60 minuten kijken we naar leiderschap, werkprocessen, gastbeleving, commerciële
kansen en de dagelijkse aansturing van je team.
Geen ingewikkelde managementmodellen.
Wel praktische verbeteringen die je direct op de werkvloer kunt toepassen.
Meer winst. Minder gedoe. Meer grip.
Bonico Horeca Consultancy
Wil je weten waar jij keuzes zal moeten maken?
👉 Kijk op www.bonico.nl of stuur me een bericht.
👉 Plan hier je vrijblijvende ondernemersgesprek
Ik kijk met je mee, praktisch, eerlijk en direct toepasbaar.
Nico Boon
Bonico Horeca Consultancy
www.bonico.nl
