Personeelstekort? Misschien heb je vooral een planningsprobleem
“Als ik maar meer personeel had.”
Het is een zin die ik regelmatig hoor in de horeca.
Het rooster is lastig rond te krijgen. Medewerkers ervaren werkdruk. De ondernemer draait zelf te veel uren mee. En bij ziekte ontstaat direct paniek.
De conclusie lijkt logisch:
We hebben meer mensen nodig.
Maar is dat echt zo?
Want ik kom ook horecabedrijven tegen waar tegelijkertijd te veel én te weinig personeel aanwezig is.
Te weinig op de momenten dat het echt druk is.
Te veel op de momenten dat er nauwelijks omzet wordt gemaakt.
Dan heb je misschien geen personeelstekort.
Dan heb je een planningsprobleem.
Een vol rooster zegt helemaal niets
Je kunt iedere positie op het rooster ingevuld hebben en toch verkeerd gepland staan.
Stel:
Je restaurant opent om 12.00 uur.
Om 10.00 uur beginnen twee medewerkers.
Om 11.00 uur komen er nog twee bij.
Om 12.00 uur staat er een team van zes mensen.
Prima.
Alleen komt de omzet pas vanaf 13.30 uur echt op gang.
Dan betaal je iedere dag uren waarop nauwelijks omzet tegenover de personeelskosten staat.
Eén keer is dat niet zo spannend.
Maar tel het eens op.
Twee medewerkers.
Anderhalf uur.
Zes dagen per week.
Vijftig weken per jaar.
Dan hebben we het over 900 betaalde uren per jaar.
En dan hebben we alleen nog maar naar de opening gekeken.
Personeelskosten verdwijnen vaak in kwartiertjes
Het grote probleem zit lang niet altijd in één enorme fout.
Het zit in kleine momenten.
Iedereen begint een half uur te vroeg.
Na sluiting blijft het hele team nog drie kwartier.
De keuken begint standaard om 10.00 uur, terwijl de eerste bon pas om 12.30 uur binnenkomt.
Tijdens een rustige middag staan vier mensen terwijl twee voldoende zouden zijn.
Een medewerker blijft “voor de zekerheid” nog even.
Allemaal begrijpelijk.
Maar al die kwartiertjes en halve uurtjes worden aan het einde van de maand gewoon salaris.
En werkgeverslasten.
En vakantiegeld.
En pensioen.
Daarom kijk ik bij personeelskosten niet alleen naar salarissen.
Ik kijk vooral naar uren.
Plan op omzet, niet op gewoonte
Een veelgemaakte fout is plannen zoals je altijd hebt gepland.
“Op vrijdag staan we altijd met zeven.”
Waarom?
“Omdat vrijdag druk is.”
Maar is iedere vrijdag hetzelfde?
Waarschijnlijk niet.
Een vrijdag in februari kan totaal anders zijn dan een vrijdag in juni.
Een zonnige middag kan anders verlopen dan een regenachtige.
Een vakantieperiode heeft een ander patroon dan een normale werkweek.
En zelfs binnen één dag kunnen enorme verschillen zitten.
Daarom moet je planning gekoppeld zijn aan je verwachte omzet.
Niet aan gevoel.
Niet aan gewoonte.
En zeker niet aan:
“Zo doen we het hier altijd.”
Wat moet één personeelsuur opleveren?
Een interessante vraag is:
Hoeveel omzet realiseer je per gewerkt uur?
Stel dat je op een dag €6.000 omzet draait.
Je team maakt gezamenlijk 80 betaalde uren.
Dan realiseer je gemiddeld €75 omzet per gewerkt uur.
De volgende week draai je opnieuw €6.000 omzet.
Maar nu worden er 105 uren gemaakt.
Dan zit je op ongeveer €57 omzet per gewerkt uur.
De omzet is hetzelfde.
Maar je personele productiviteit is compleet anders.
Dat verschil zie je niet wanneer je alleen naar de dagomzet kijkt.
Je ziet het wel wanneer je omzet en gewerkte uren naast elkaar zet.
Meer personeel kan het probleem zelfs groter maken
Wanneer medewerkers voortdurend zeggen dat het druk is, lijkt extra personeel de logische oplossing.
Maar soms ontstaat werkdruk helemaal niet door een tekort aan mensen.
Soms is de organisatie gewoon niet goed ingericht.
Wie doet wat?
Wie stuurt de shift aan?
Wie ontvangt gasten?
Wie loopt welke wijk?
Wie doet de bar?
Wie ruimt af?
Wie houdt overzicht?
Als zes mensen allemaal hard werken, maar niemand duidelijk weet wie waarvoor verantwoordelijk is, kan het alsnog chaotisch
voelen.
Zet daar een zevende medewerker bij en je hebt soms gewoon zeven mensen die door elkaar heen werken.
Meer mensen betekent niet automatisch meer productiviteit.
Kijk ook kritisch naar je openingstijden
Dit is soms een gevoelig onderwerp.
Want ondernemers zijn trots op ruime openingstijden.
Zeven dagen per week open.
Vanaf 10.00 uur.
Tot de laatste gast vertrekt.
Maar levert ieder openingsuur ook voldoende op?
Een horecabedrijf kan op vrijdag- en zaterdagavond uitstekend verdienen en die winst vervolgens op rustige maandag- en
dinsdagochtenden weer gedeeltelijk weggeven.
Niet omdat de brutomarge slecht is.
Maar omdat er tijdens die uren onvoldoende omzet tegenover de personeelskosten staat.
Dan moet je durven rekenen.
Wat levert dat openingsuur werkelijk op?
En wat kost het?
Misschien moet je later openen.
Misschien één dag sluiten.
Misschien de keuken tussen bepaalde tijden dicht.
Dat is geen zwakte.
Dat is ondernemen.
De ondernemer is ook personeel
Er is nog een personeelskostenpost die opvallend vaak wordt vergeten.
De ondernemer zelf.
“Ik los het wel even op.”
Dus jij opent.
Jij doet de bestelling.
Jij springt bij in de keuken.
Jij neemt een wijk over.
Jij sluit af.
En daardoor lijken de personeelskosten misschien nog redelijk.
Maar je werkt zelf zestig of zeventig uur per week.
Gratis.
Dat is geen gezonde personeelsplanning.
Dat is verborgen arbeid.
Als jouw bedrijf alleen winstgevend is doordat jij structureel twintig of dertig uur per week onbetaald meewerkt, moet je jezelf afvragen hoe winstgevend je bedrijf werkelijk is.
Maak van je rooster een financieel instrument
Een rooster is niet alleen een overzicht waarop staat wie wanneer werkt.
Het is één van de belangrijkste financiële instrumenten in je horecabedrijf.
Nog voordat de week begint, bepaal je namelijk voor een groot gedeelte hoeveel personeelskosten je gaat maken.
Daarom zou iedere horecaondernemer vóór het publiceren van het rooster minimaal naar drie cijfers moeten kijken:
1. Verwachte omzet
Wat verwachten we werkelijk te draaien?
2. Geplande personeelsuren
Hoeveel betaalde uren zetten we daar tegenover?
3. Verwachte personeelskosten
Past dat binnen onze doelstelling?
Pas daarna maak je het rooster definitief.
En stuur tijdens de dag bij
Een goede planning is geen garantie.
Het kan ineens gaan regenen.
Een reservering van twintig personen annuleert.
Het terras blijft leeg.
Of precies andersom.
De zon breekt door en binnen een uur zit alles vol.
Daarom moet iemand tijdens de shift verantwoordelijkheid hebben voor de bezetting.
Rustiger dan verwacht?
Durf af te schalen.
Drukker dan verwacht?
Schakel op tijd bij.
Dat vraagt om leidinggevenden die niet alleen operationeel kijken, maar ook begrijpen wat een personeelsuur kost.
Begin eens met één week
Je hoeft geen ingewikkeld softwaresysteem te kopen om hiermee te beginnen.
Pak gewoon één week.
Zet per dag naast elkaar:
- de omzet;
- het aantal gewerkte uren;
- de personeelskosten;
- de omzet per gewerkt uur;
- de momenten waarop je te ruim stond;
- de momenten waarop je mensen tekortkwam.
En kijk vervolgens kritisch.
Waar zitten de verloren uren?
Misschien ontdek je dat je helemaal niet structureel tien extra medewerkers nodig hebt.
Misschien heb je vooral de juiste mensen nodig.
Op het juiste moment.
Voor het juiste aantal uren.
Personeel is geen kostenpost waarop je zomaar moet bezuinigen
Voor alle duidelijkheid:
Dit is geen pleidooi om met zo min mogelijk medewerkers zoveel mogelijk gasten te bedienen.
Te krap plannen is net zo onverstandig.
Dan daalt je gastbeleving.
De werkdruk stijgt.
Medewerkers raken gefrustreerd.
De verkoop daalt.
En uiteindelijk vertrekken je beste mensen.
Het gaat dus niet om minder personeel.
Het gaat om slimmer personeel inzetten.
Dat is een belangrijk verschil.
Want de beste personeelsplanning is niet de goedkoopste planning.
Het is de planning waarbij gastbeleving, werkdruk, omzet en personeelskosten met elkaar in balans zijn.
Dus voordat je opnieuw zegt:
“Ik heb gewoon meer personeel nodig.”
Kijk eerst eens goed naar je cijfers en je rooster.
Misschien heb je geen personeelstekort.
Misschien staan je mensen alleen niet op de juiste momenten ingepland.
Zijn je personeelskosten te hoog, maar heb je tegelijkertijd het gevoel dat je mensen tekortkomt?
Wil je weten waar jij keuzes zal moeten maken?
👉 Kijk op www.bonico.nl of stuur me een bericht.
👉 Plan hier je vrijblijvende ondernemersgesprek
Ik kijk met je mee, praktisch, eerlijk en direct toepasbaar.
Nico Boon
Bonico Horeca Consultancy
www.bonico.nl
